Gestão de Frotas: o que você precisa saber?
Fazer a gestão de frotas de maneira eficiente é essencial para a redução dos custos da empresa e para o aumento da lucratividade. Esse trabalho vai além do simples controle da entrada e saída de veículos. A qualidade e a segurança da frota, os serviços de manutenção e o aprimoramento dos processos devem fazer parte da rotina independentemente do tamanho ou finalidade da empresa. Esse é um desafio a ser enfrentado, mas que pode trazer muitos benefícios para a empresa.
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O que é gestão de frotas?
Gestão de frotas é um sistema gerencial, muitas vezes encontrado em forma de um departamento, que faz o controle de processos e atividades ligados à frota de veículos das empresas. O gerenciamento desses processos resulta em mais produtividade da frota e redução de custos para a empresa. Esse controle abrange diversos aspectos:
- Manutenção preventiva, preditiva e corretiva dos veículos;
- Monitoramento de rotas;
- Controle do consumo de combustíveis e outros insumos;
- Treinamento dos condutores, que devem ser orientados sobre as boas práticas de segurança.
O acompanhamento cuidadoso de todos esses dados permite que o gestor da frota tome decisões mais acertadas para melhorar a gestão de recursos e alcançar os melhores resultados para a empresa. Qual a importância da gestão de frota para a sua empresa?
A importância da gestão de frotas está nas vantagens que essa estratégia pode trazer para a sua empresa. Por exemplo:
- Economia nas despesas com combustíveis;
- Aumento de produtividade;
- Controle eficiente de tempo;
- Melhoria na qualidade do atendimento ao cliente;
- Aumento da satisfação dos funcionários.
Isso resulta em um serviço mais ágil e bem executado, o que garante a satisfação do cliente e sua consequente fidelização.
Como fazer uma gestão de frotas eficiente?
Entendemos que o controle de frotas pode melhorar consideravelmente os números da sua empresa, tanto em relação aos veículos quanto à eficiência do serviço para o cliente final. Por isso, preparamos alguns tópicos fundamentais que irão ajudar você a otimizar os seus gastos com soluções simples, agregando mais produtividade ao dia a dia da sua frota.
- Mapeie as informações da frota
O primeiro passo para melhorar qualquer processo é identificar a estrutura que existe no momento. Para isso, deve-se fazer uma lista de todos os veículos que a empresa possui, sejam eles motos, caminhões ou carros. Anote os dados em uma planilha com a descrição do modelo, ano, placa, quilometragem e informações sobre a última revisão. Também é necessário realizar um bom gerenciamento de aquisições e renovações de sua frota de veículos. Isso porque um planejamento eficiente deve considerar também a possibilidade de novas aquisições ou substituição de veículos da frota se os mesmos não estiverem apresentando um desempenho satisfatório, e a manutenção não esteja mais valendo a pena. É imprescindível ter controle total sobre a frota para conseguir reduzir os custos e
melhorar a gestão.
- Elabore a previsão de despesas
Manter uma frota, independente do tamanho e da quantidade de veículos, gera custos. E previsibilidade é a palavra que não deve faltar no vocabulário de qualquer gestor. Pois além das despesas fixas como IPVA, seguros e combustíveis, há também aquelas que podem surgir inesperadamente, como multas e sinistros. Por isso, a prevenção é o melhor caminho.
Em se tratando de veículos, a melhor forma de evitar eventuais contratempos é a revisão. Ela é imprescindível para o bom desempenho dos veículos. Afinal de contas, sem uma política de manutenção de frotas, você tem enormes prejuízos devido às quebras parciais ou totais de seus automóveis. Então, implementando a otimização da gestão de frotas, você consegue controlar a previsão de gastos com consertos de cada caminhão ou carro. Para isso, tenha em mãos o histórico de cada veículo. Isto é, quantos quilômetros rodados ele tem, números de consertos já realizados, entre outras informações. É importante lembrar que cortes mal planejados podem provocar o efeito contrário. Por exemplo, isso pode acontecer quando o gestor decide reduzir despesas com manutenção preventiva dos veículos. Ao fazer isso, o risco é de, no futuro, gastar bem mais com manutenções corretivas.
- Mantenha em dia a manutenção preventiva
Um dos principais cuidados para ter eficiência na gestão de frota é a adoção de procedimentos de manutenção, com o intuito de preservar os veículos em boas condições, garantindo a sua vida útil. Veículos em boas condições oferecem maior segurança, conforto e economia para as empresas do setor de transportes e logística. Trocar ou reparar os itens no tempo certo, faz com que o veículo se mantenha seguro e impede que serviços mais complexos e caros sejam necessários, evitando também que ele fique parado por muitos dias. Para tornar esta rotina de revisões, manutenções e reparos mais prática e eficiente, o ideal é criar um cronograma especificando cada uma das etapas. Nele, deve constar a verificação de todos os itens necessários de cada um dos veículos. Como, por exemplo, óleo e fluídos em geral, os pneus, motor, suspensão e o sistema de escapamento.
4. Gerencie as rotas e estradas utilizadas
Para o setor logístico, os prazos de entrega são importantes indicadores de desempenho de uma gestão. Para atender as demandas do mercado, uma empresa precisa entregar mercadorias com segurança e no menor tempo possível e isso só acontece quando você gerencia as rotas e as estradas utilizadas. Portanto, acompanhe cada quilômetro rodado, os tipos e as condições de cada rota. Existem várias ferramentas, que utilizam sistemas de GPS ou radiofrequência e acompanham o deslocamento do veículo em tempo real. Outro elemento a ser considerado é o pagamento de pedágios. De acordo com a Lei n.º 10.209 de 2001, mais conhecida por Lei do Vale-pedágio, é dever do embarcador entregar o valor referente aos pedágios da rota contratada de forma antecipada ao transportador da carga. Por isso, na hora de realizar seu planejamento financeiro e contratar serviços de transporte, você deve exigir do embarcador a compra do vale-pedágio. Para facilitar o recebimento, o ideal é ter um serviço de passagem automática com conta ativa.
Tomando essa atitude, os danos em sua frota são minimizados e você consegue criar um plano de ação para cada situação possível.
5. Utilize um software de gestão de frota
O sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir agilidade e assertividade, como também para reduzir riscos e prejuízos. Um bom sistema, além de indicar o que está acontecendo na frota, também serve para auxiliar futuras decisões. Há diversas tecnologias disponíveis no mercado para melhorar o controle de entrada e saída de veículos. Assim, evita-se que eles fiquem ociosos por muito tempo e você garante a entrega dos produtos no prazo correto.
Além disso, pode-se investir em equipamentos que controlam o tacógrafo (no caso dos caminhões), eles alertam sobre a necessidade de parada para descanso e, também, controlam a rota percorrida pelo motorista.
Softwares de gestão são excelentes ferramentas para ajudar o trabalho do gestor e
viabilizar um suporte melhor de informações para o negócio. Por isso, é importante
investir em um sistema que proporcione automatização de processos e desenvolva a segurança e confiabilidade, além de reduzir despesas.
- Treine sua equipe
Investir no treinamento da equipe é essencial no setor de transporte. Hoje em dia, com as novas tecnologias automotivas, os motoristas precisam conhecer as boas práticas para garantir o melhor desempenho dos veículos. Além disso, é necessário que conheçam as ações relacionadas à condução segura, as medidas necessárias para preservação das mercadorias e os procedimentos indicados, em caso de emergências.
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