Gestão de Frotas: o que você precisa saber?

Fazer a gestão de frotas de maneira eficiente é essencial para a redução dos custos da
empresa e para o aumento da lucratividade. Esse trabalho vai além do simples
controle da entrada e saída de veículos. A qualidade e a segurança da frota, os serviços
de manutenção e o aprimoramento dos processos devem fazer parte da rotina,
independentemente do tamanho ou finalidade da empresa. Esse é um desafio a ser
enfrentado, mas que pode trazer muitos benefícios para a empresa.

Quer mais informações sobre gestão de frota e estratégias para implantá-la em sua
empresa? Confira nosso artigo.

>> Gestão simplificada de despesas com pedágios e estacionamentos? Conheça
ConectCar Frotas.

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é um sistema gerencial, muitas vezes encontrado em forma de um
departamento, que faz o controle de processos e atividades ligados à frota de veículos
das empresas. O gerenciamento desses processos resulta em mais produtividade da frota e redução
de custos para a empresa. Esse controle abrange diversos aspectos:

• Manutenção preventiva, preditiva e corretiva dos veículos;
• Monitoramento de rotas;
• Controle do consumo de combustíveis e outros insumos;
• Treinamento dos condutores, que devem ser orientados sobre as boas práticas de
  segurança.
  O acompanhamento cuidadoso de todos esses dados permite que o gestor da frota
  tome decisões mais acertadas para melhorar a gestão de recursos e alcançar os
  melhores resultados para a empresa.
  Qual a importância da gestão de frota para a sua empresa?

A importância da gestão de frotas está nas vantagens que essa estratégia pode trazer
para a sua empresa. Por exemplo:

• Economia nas despesas com combustíveis;
• Aumento de produtividade;
• Controle eficiente de tempo;
• Melhoria na qualidade do atendimento ao cliente;
• Aumento da satisfação dos funcionários.

Isso resulta em um serviço mais ágil e bem executado, o que garante a satisfação do
cliente e sua consequente fidelização.

Como fazer uma gestão de frotas eficiente?

Entendemos que o controle de frotas pode melhorar consideravelmente os números
da sua empresa, tanto em relação aos veículos quanto à eficiência do serviço para o
cliente final. Por isso, preparamos alguns tópicos fundamentais que irão ajudar você a
otimizar os seus gastos com soluções simples, agregando mais produtividade ao dia a
dia da sua frota.

Mapeie as informações da frota

O primeiro passo para melhorar qualquer processo é identificar a estrutura que existe
no momento. Para isso, deve-se fazer uma lista de todos os veículos que a empresa
possui, sejam eles motos, caminhões ou carros. Anote os dados em uma planilha com
a descrição do modelo, ano, placa, quilometragem e informações sobre a última
revisão.
Também é necessário realizar um bom gerenciamento de aquisições e renovações de
sua frota de veículos. Isso porque um planejamento eficiente deve considerar também
a possibilidade de novas aquisições ou substituição de veículos da frota se os mesmos
não estiverem apresentando um desempenho satisfatório, e a manutenção não esteja
mais valendo a pena. É imprescindível ter controle total sobre a frota para conseguir reduzir os custos e
melhorar a gestão.

Elabore a previsão de despesas

Manter uma frota, independente do tamanho e da quantidade de veículos, gera
custos. E previsibilidade é a palavra que não deve faltar no vocabulário de qualquer
gestor. Além das despesas fixas como IPVA, seguros e combustíveis, há também
aquelas que podem surgir inesperadamente, como multas e sinistros. Por isso, a
prevenção é o melhor caminho.

Em se tratando de veículos, a melhor forma de evitar eventuais contratempos é a
revisão. Ela é imprescindível para o bom desempenho dos veículos. Afinal de contas,
sem uma política de manutenção de frotas, você tem enormes prejuízos devido às
quebras parciais ou totais de seus automóveis.

Então, implementando a otimização da gestão de frotas, você consegue controlar a
previsão de gastos com consertos de cada caminhão ou carro. Para isso, tenha em
mãos o histórico de cada veículo. Isto é, quantos quilômetros rodados ele tem,
números de consertos já realizados, entre outras informações.
É importante lembrar que cortes mal planejados podem provocar o efeito contrário.
Por exemplo, isso pode acontecer quando o gestor decide reduzir despesas com
manutenção preventiva dos veículos. Ao fazer isso, o risco é de, no futuro, gastar bem
mais com manutenções corretivas.

Mantenha em dia a manutenção preventiva

Um dos principais cuidados para ter eficiência na gestão de frota é a adoção de
procedimentos de manutenção, com o intuito de preservar os veículos em boas
condições, garantindo a sua vida útil. Veículos em boas condições oferecem maior
segurança, conforto e economia para as empresas do setor de transportes e logística.
Trocar ou reparar os itens no tempo certo, faz com que o veículo se mantenha seguro
e impede que serviços mais complexos e caros sejam necessários, evitando também
que ele fique parado por muitos dias.
Para tornar esta rotina de revisões, manutenções e reparos mais prática e eficiente, o
ideal é criar um cronograma especificando cada uma das etapas. Nele, deve constar a
verificação de todos os itens necessários de cada um dos veículos. Como, por exemplo,
óleo e fluídos em geral, os pneus, motor, suspensão e o sistema de escapamento

Gerencie as rotas e estradas utilizadas

Para o setor logístico, os prazos de entrega são importantes indicadores de
desempenho de uma gestão. Para atender as demandas do mercado, uma empresa
precisa entregar mercadorias com segurança e no menor tempo possível.
E isso só acontece quando você gerencia as rotas e as estradas utilizadas. Então,
acompanhe cada quilômetro rodado, os tipos e as condições de cada rota. Existem
várias ferramentas, que utilizam sistemas de GPS ou radiofrequência, e acompanham o
deslocamento do veículo em tempo real
Outro elemento a ser considerado é o pagamento de pedágios. De acordo
com a Lei n.º 10.209 de 2001, mais conhecida por Lei do Vale-pedágio, é dever do
embarcador entregar o valor referente aos pedágios da rota contratada de forma
antecipada ao transportador da carga.

Por isso, na hora de realizar seu planejamento financeiro e contratar serviços de
transporte, você deve exigir do embarcador a compra do vale-pedágio. Para facilitar o
recebimento, o ideal é ter um serviço de passagem automática com conta ativa.
Tomando essa atitude, os danos em sua frota são minimizados e você consegue criar
um plano de ação para cada situação possível.

Utilize um software de gestão de frota

O sistema de gestão de frotas é fundamental para garantir agilidade e assertividade,
como também para reduzir riscos e prejuízos. Um bom sistema, além de indicar o que
está acontecendo na frota, também serve para auxiliar futuras decisões.
Há diversas tecnologias disponíveis no mercado para melhorar o controle de entrada e
saída de veículos. Assim, evita-se que eles fiquem ociosos por muito tempo e você
garante a entrega dos produtos no prazo correto.
Além disso, pode-se investir em equipamentos que controlam o tacógrafo (no caso dos
caminhões), eles alertam sobre a necessidade de parada para descanso e, também,
controlam a rota percorrida pelo motorista.
Softwares de gestão são excelentes ferramentas para ajudar o trabalho do gestor e
viabilizar um suporte melhor de informações para o negócio. Por isso, é importante
investir em um sistema que proporcione automatização de processos e desenvolva a
segurança e confiabilidade, além de reduzir despesas.

Treine sua equipe

Investir no treinamento da equipe é essencial no setor de transporte. Hoje em dia,
com as novas tecnologias automotivas, os motoristas precisam conhecer as boas
práticas para garantir o melhor desempenho dos veículos. Além disso, é necessário
que conheçam as ações relacionadas à condução segura, as medidas necessárias para
preservação das mercadorias e os procedimentos indicados, em caso de emergências.

Quando for planejar a gestão da sua frota, contrate a ConectCar Frotas e tenha o
controle simplificado das despesas com estacionamentos e pedágios dos seus veículos.
Além disso, você faz uma única recarga e compartilha o saldo entre todos os veículos da
frota que estiverem cadastrados.